Entgeltunterlagen: Seit 1.1.2008 reicht elektronische Archivierung

Rechtsanwalt für Arbeitsrecht - S&K Rechtsanwälte in Berlin-Mitte

Arbeitgeber müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahrs die Unterlagen aufbewahren, die den Bereich der Entgeltabrechnung und des Rechnungswesens betreffen. Entgeltunterlagen des Arbeitgebers enthalten Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, zur Erstattung von Meldungen und insbesondere zum versicherungsrechtlichen Status des Versicherten. Seit dem 1.1.2008 können Arbeitgeber den Trägern der Rentenversicherung diese Entgeltunterlagen für die Durchführung einer Betriebsprüfung nun vollständig auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern zur Verfügung stellen. Eine solche Berechtigung gab es bislang nur im Steuerrecht.

Hinweis: Eine ordnungsgemäße maschinelle Erstellung von Entgeltunterlagen setzt voraus, dass sowohl eine Auswahl einzelner Geschäftsvorfälle (Fallselektion) als auch eine nachvollziehbare Programmdokumentation (Verfahrensbeschreibung) zur Verfügung steht. Innerhalb der Aufbewahrungsfrist muss der Arbeitgeber die Daten von maschinell geführten Entgeltunterlagen jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorhalten. Er trägt die Kosten, die ihm entstehen, um auf Verlangen dem Träger der Rentenversicherung die Daten ausgedruckt bzw. maschinell lesbar zu Prüfungszwecken zur Verfügung zu stellen (Summa Summarum 2/2008).

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