Arbeitsrecht: So lösen Sie das Problem „Sensible Daten in Personalakten“
Begriff „Personalakte“
Das Dilemma mit der Personalakte beginnt bereits damit, dass der Begriff nicht gesetzlich definiert ist. Im Allgemeinen versteht man darunter eine Sammlung aller Urkunden und Vorgänge, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
Schutz vor Zugriff und Einsichtnahme im Allgemeinen ...
Der Arbeitgeber muss die Personalakten vor dem Zugriff und der Einsichtnahme Dritter schützen. Das heißt, er darf sie nur einem begrenzten Kreis von Mitarbeitern zugänglich machen, die auf die Daten zugreifen müssen, um die berechtigten Interessen des Arbeitgebers erfüllen zu können.
... und bei besonders sensiblen Daten
Gehören dazu sensible Daten, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese in besonderer Weise aufzubewahren. Zu den besonders sensiblen Daten gehören solche, die den Gesundheitszustand, die seelische Verfassung oder den Charakter des Arbeitnehmers betreffen.
Diese müssen in einem verschlossenen Umschlag in der Personalakte aufbewahrt werden, so das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Fall eines alkoholkranken Mitarbeiters (9 AZR 271/06). Bei einem berechtigten Anlass kann jede vom Arbeitgeber ermächtigte Person den Umschlag öffnen, den Anlass vermerken und die Daten einsehen.
Beachten Sie: Der Arbeitgeber muss aber die entsprechenden Unterlagen nicht aus der Personalakte entfernen, wie dies der Arbeitnehmer im BAG-Fall ursprünglich gefordert hatte.
Ansprüche des Arbeitnehmers bei Pflichtverletzung des Arbeitgebers
Verletzt der Arbeitgeber seine Pflicht zur sorgfältigen Aufbewahrung, greift er regelmäßig in das allgemeine Persönlichkeitsrecht seines Arbeitnehmers ein. Folge: Der Arbeitnehmer kann Schadenersatz verlangen und Schmerzensgeldansprüche geltend machen.
Zu guter Letzt: Auch bei der Führung elektronischer Personalinformationssysteme genießen sensible personenbezogene Daten einen besonderen Schutz nach § 3 Absatz 9 Bundesdatenschutzgesetz.