Aktuelle Gesetzgebung: Neue Regeln im Reisekostenrecht

Die neuen Lohnsteuer-Richtlinien bringen erhebliche Änderungen im Reisekostenrecht, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum einen für die steuerfreie Erstattung und zum anderen für den Werbungskostenabzug von Bedeutung sind. Nachfolgend die wesentlichen Anpassungen:

• Der aktuellen Rechtsprechung folgend wird die Differenzierung zwischen Dienstreisen, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit aufgegeben und durch den Begriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ersetzt. Diese liegt vor, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte oder typischerweise nur an ständig wechselnden Stellen oder in einem Fahrzeug tätig werden.

• Auch der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird neu als ortsgebundener Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit eingestuft, die der Arbeitnehmer immer wieder aufsucht. Nicht mehr maßgebend sind zeitlicher Umfang und Inhalt der dortigen Tätigkeit. Ausreichend ist bereits im Durchschnitt ein Arbeitstag pro Arbeitswoche.

• Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer voraussichtlich an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehrt und der andere Ort nicht wie etwa bei einer Versetzung sofort zur neuen regelmäßigen Arbeitsstätte wird.

• Die bisherige Fiktion, wonach eine Auswärtstätigkeit nach drei Monaten zum Tätigkeitsmittelpunkt wird, entfällt. Entscheidend für das Merkmal „vorübergehend“ ist künftig der Einzelfall.

• Die Grundsätze für Auswärtstätigkeiten gelten ab 2008 auch für Aus- und Fortbildungen, die vorübergehend außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden. Durch den Wegfall der Dreimonatsfrist wird z.B. der Besuch der Berufsschule nicht schon durch Zeitablauf zum weiteren regelmäßigen Tätigkeitsort, was sich über die Reisekostengrundsätze positiv auf Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen auswirkt.

• Bei Einsatzwechseltätigkeit können Fahrtkosten zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Nicht mehr erforderlich ist bei täglicher Rückkehr zur Wohnung eine Entfernung von mehr als 30 km.

• Beim Verpflegungsmehraufwand hat sich wenig verändert. Die Pauschbeträge werden weiterhin nicht gemindert, wenn der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten verbilligt Mahlzeiten erhält. Diese Mahlzeiten sind unverändert mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu bewerten, sofern der Wert jeweils 40 EUR nicht übersteigt.

• Übernachtungskosten gelten weiterhin als Reisekosten, allerdings nach neuen Regeln. Der Aufwand kann in tatsächlicher Höhe für die Übernachtung ohne Frühstück bei Nachweis steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen werden. Weist eine Rechnung für eine Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, erfolgt eine Kürzung um 20 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden vollen Verpflegungspauschbetrags. Das gilt gleichermaßen für In- und Auslandsreisen, sodass sich der bisherige feste Kürzungsbetrag von 4,50 EUR innerhalb Deutschlands auf 4,80 EUR erhöht.

• Bei Auslandsübernachtungen entfällt im Gegensatz zu Übernachtungen im Inland aus Vereinfachungsgründen die Kürzung, wenn der Arbeitnehmer auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass das Frühstück im Gesamtpreis nicht enthalten ist. Enthält der Hotelbeleg wie etwa bei Tagungspauschalen auch andere Mahlzeiten, werden die Übernachtungskosten um jeweils 40 Prozent des jeweils maßgebenden Verpflegungspauschbetrags gekürzt.

• Der Arbeitgeber darf eine Übernachtung im In- und Ausland weiterhin ohne Einzelnachweis grundsätzlich mit einem Pauschbetrag steuerfrei erstatten. Das gilt auch, wenn tatsächlich geringere Aufwendungen angefallen sind, solange der Arbeitgeber die Unterkunft nicht unentgeltlich zur Verfügung stellt. Beim Werbungskostenabzug hingegen sind die Übernachtungspauschalen nicht mehr zulässig.

• Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber weiterhin in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe steuerfrei ersetzen, sofern er die erforderlichen Nachweise als Belege zum Lohnkonto aufbewahrt. Nicht hierzu zählen Verwarnungs- und Bußgelder, zusätzlicher Krankenversicherungsschutz oder mittelbare Reisekosten.

Hinweis: Mit Ausnahme der wegfallenden Übernachtungspauschalen bei den Werbungskosten ergeben sich über die neuen Lohnsteuer-Richtlinien überwiegend Vereinfachungen für das steuerliche Reisekostenrecht (Lohnsteuer-Richtlinien 2008).

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