Aufbewahrung privater Unterlagen: Abhängig von steuerlicher Relevanz

Für Privatbelege, die beispielsweise im Zusammenhang mit Mieteinnahmen, Werbungskosten oder Sonderausgaben anfallen, besteht keine generelle Aufbewahrungspflicht. Die Belege werden lediglich für die entsprechende Veranlagung benötigt. Nach Rückgabe durch das Finanzamt müssen diese Belege regelmäßig nicht mehr bereit gehalten werden. Dies gilt auch, wenn Steuerbescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergehen. Eine Ausnahme besteht hier nur, wenn der Steuerpflichtige darauf hingewiesen wird, dass es im Hinblick auf ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren.

Auch bei der Abgabe der Steuererklärung mittels ELSTER besteht eine Besonderheit. Hier werden die Betroffenen bereits durch einen Hinweis in der Anlage zu der „elektronischen Steuererklärung“ darauf aufmerksam gemacht, dass Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren sind.

Eine weitere Besonderheit besteht für Empfänger von Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Das betrifft Umsätze, die sich z.B. auf die Bebauung, Verwertung, Unterhaltung, Veräußerung oder den Erwerb selbst beziehen. Auch hier sind Privatpersonen generell verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege (Kontoauszüge, Quittungen) oder andere beweiskräftige Unterlagen (Bauverträge, Abnahmeprotokolle) zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Fristlauf beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht in diesen Fällen auch dann, wenn der leistende Unternehmer darauf nicht hingewiesen hat.

Betroffen sind dabei neben herkömmlichen Bauleistungen auch Reparatur-, Instandhaltungs-, Wartungs- und Malerarbeiten, die Vermietung von Containern, Entsorgung und Gerüstbau, die Reinigung von Räumen und Flächen und Beurkundungen durch Notare sowie die Vermittlung von Maklern und Leistungen von Architekten und Gärtnern. Ausgenommen sind allerdings der Kauf im Baumarkt, Rechts- und Steuerberatung in Grundstücksangelegenheiten sowie werbliche Maßnahmen.

Aufbewahrung betrieblicher Unterlagen: Mögliche Vernichtung ab 1.1.2007

Nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs bzw. zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem beispielsweise die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt, das Inventar aufgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind. Das Handelsgesetzbuch sieht allerdings eine Erleichterung vor. Demnach können alle Unterlagen – mit Ausnahme von Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und Zollanmeldung – auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn gewährleistet ist, dass:

• dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und

• sowohl die Daten mit den Unterlagen übereinstimmen als auch

• die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind.

Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Nachstehend aufgeführte schriftlich und elektronisch erstellte Geschäftsunterlagen können ab dem 1.1.2007 vernichtet werden:

• Aufzeichnungen aus 1996 und früher, wie z.B. Anlagevermögenskarteien, Bewertungs- und Bewirtungsunterlagen oder Kassenberichte,

• Geschäftsbücher mit letzter Eintragung in 1996 oder früher,

• Jahres-, Konzern-, Zwischenabschlüsse, Eröffnungs-, Handelsbilanzen, Lageberichte und Inventare sowie Jahresabschlusserläuterungen, die 1996 oder früher aufgestellt wurden. Hierzu zählen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

• Buchungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege), Kostenträgerrechnungen oder Kontoauszüge aus 1996 oder früher,

• Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich), die 1996 oder früher erstellt wurden,

• Kopien der Ausgangsrechnungen und die Originale der Eingangsrechnungen bei Zugang bis Ende 1996 gemäß den gesetzlichen Regelungen des Umsatzsteuergesetzes,

• Lohnkonten gemäß den einkommensteuerrechtlichen Vorschriften und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragungen aus 2000 und früher,

• Lohnunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres,

• erhaltene Handels- oder Geschäftsbriefe im Original und versendete in Kopie, die im Jahr 2000 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden,

• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Geschenknachweise, Mahnvorgänge sowie Handelsregisterauszüge aus 2000 oder früher.

Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Der Zeitpunkt der Vernichtung richtet sich daher nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit.

Hinweis: Vor der Entsorgung ist jedoch in jedem Fall zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa dann, wenn die Unterlagen noch benötigt werden könnten für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind.