Aufbewahrungspflichten: Zur richtigen Archivierung beim Onlinebanking

Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das Homebanking- oder Onlinebanking-Verfahren. Nur mit dem Ausdruck des über Homebanking übermittelten elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige nicht den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern hin.

Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist es erforderlich, die Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren. Dabei sind sowohl die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) als auch die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten. Die GoBS setzen u.a. voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nachvollziehbar verändert werden können. Die Speicherung der Datei im pdf-Format genügt diesen Grundsätzen somit nicht.

Um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, sind z.B. die folgenden Lösungen denkbar:

• Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs.

• Auszugsspeicherung beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist.

• Übersendung und Aufbewahrung von Monatssammelkontoauszügen in Papierform (Bayerisches LfSt, S 0317.1.1 - 3/1 St 42).