Betriebsprüfung: Datenzugriff auf elektronische Aufzeichnungen

Seit 2002 haben Betriebsprüfer die Möglichkeit, in elektronisch geführte Daten und Aufzeichnungen Einsicht zu nehmen und diese maschinell auszuwerten. Damit ist die Finanzverwaltung in der Lage, große Datenmengen innerhalb kurzer Zeit effektiv zu überprüfen.

Nach einer Grundsatzentscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) zum neuen Datenzugriffsrecht umfasst diese Einsicht aber nicht eine freiwillig erstellte elektronische Buchhaltung eines Einnahme-Überschuss-Rechners. Gesetzliche Aufzeichnungs- und in der Folge entsprechende Aufbewahrungspflichten treffen zwar auch Einnahme-Überschuss-Rechner. Da das Finanzamt im Streitfall aber Einsicht in gesetzlich nicht geforderte Aufzeichnungen verlangt hatte, war das Verlangen rechtswidrig.

Der Aufbewahrungspflicht und dem Datenzugriff unterliegen grundsätzlich alle Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Nicht dazu gehören dagegen Unterlagen und Daten, die z.B. private, nicht aufzeichnungspflichtige Vorgänge betreffen, aber auch Unterlagen und Daten, die freiwilligen, also über die gesetzliche Pflicht hinausreichenden Aufzeichnungen zuzuordnen sind. Soweit sich für sie eine Aufbewahrungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt, können sie vom Steuerpflichtigen jederzeit vernichtet oder gelöscht werden.

Hinweis: Die Entscheidung des BFH hat auch für die neue Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren bei den privaten Überschusseinkünften (z.B. Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit oder Einkünfte aus der Vermietung und Verpachtung) Bedeutung, sofern die Summe der positiven Einkünfte im Kalenderjahr mehr als 500.000 EUR beträgt. Diese über das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz eingeführte Regelung erfasst auch den Datenzugriff auf Aufzeichnungen und Unterlagen, z.B. über Mieteinnahmen und Werbungskosten (BFH-Urteil, VIII R 80/06).