Rechnungswesen: Grundsätzliche Fragen aus der Praxis

06.12.2006

Rechtsgebiete

  • Steuerrecht

Autoren

Anzeigen >Rechtsanwalt Dirk Streifler - Partner

Wirtschaftsrecht / Existenzgründung / Insolvenzrecht / Gesellschaftsrecht / Strafrecht
EnglischDeutsch
Existenzgründung - Insolvenzrecht - Wirtschaftsrecht - Rechtsanwalt Dirk Streifler - Berlin Mitte

Die steuerlichen Pflichtangaben sind das A und O im Rechnungswesen. NachfoRechtsanwalt Dirk Streifler Wirtschaftsrechtlgend werden einige grundsätzliche Fragen insbesondere aus diesem Bereich beantwortet, die in der Praxis besonders oft nachgefragt werden.

1. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben?
Wir empfehlen, auf Ausgangsrechnungen aus Sicherheitsgründen nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) anzugeben. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass kein Unbefugter mit der Steuernummer eines Unternehmens telefonisch Daten beim Finanzamt erfragen kann.

2. Wie und wo beantrage ich eine USt-IdNr.?
Zuständig für die Erteilung einer USt-IdNr. ist das Bundesamt für Finanzen. Die USt-IdNr. bekommt jeder Unternehmer auf Antrag zugeteilt, selbst wenn er keine Geschäftsbeziehungen zu ausländischen Geschäftspartnern hat. Der Antrag kann neuerdings auch über das Internet gestellt werden (
www.bff-online.de).

3. Welche steuerlichen Folgen ergeben sich, wenn Belege nicht mehr leserlich sind?
Im Jahr 2004 hat der Gesetzgeber festgelegt, dass es nicht reicht, Rechnungen während der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht zu archivieren. Die Rechnungen müssen auch "leserlich" aufbewahrt werden. Für Eingangsrechnungen, die Jahre später bei Umsatzsteuersonder- oder Betriebsprüfungen verblasst und deswegen nicht mehr leserlich sind, verliert ein Unternehmer seinen Vorsteuerabzug. Im Extremfall wird auch der Betriebsausgabenabzug versagt. Aus diesem Grund sollten insbesondere für Rechnungen und Verträge auf Thermopapier sicherheitshalber Kopien erstellt werden.

4. Sind für künftige Archivierungskosten Rückstellungen zulässig?
Nach § 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung sind Unternehmer zur Bildung einer Rückstellung für Archivierungskosten innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nicht nur berechtigt, sondern sogar verpflichtet. Das sieht auch der Bundesfinanzhof (BFH) so (BFH, VIII R 30/01).

Wichtig: Über die Höhe der Rückstellungen wird heiß diskutiert. Innerhalb der Finanzverwaltung wird die folgende Ermittlung der Rückstellung favorisiert:

  • Es ist unzulässig, in die Rückstellung Kosten für die Entsorgung der aufzubewahrenden Unterlagen einzubeziehen, die nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht anfallen.

  • Von den kalkulierten Mieten oder Abschreibungen für Lagerräume muss ein Abschlag von 20 Prozent vorgenommen werden.

  • Die verbleibenden jährlichen Kosten dürfen nicht auf zehn Jahre hochgerechnet werden, sondern müssen nur mit einem Faktor von 4,5 multipliziert werden.

5. Kann ich Rechnungen des Jahres 1995 Ende 2005 entsorgen?
Grundsätzlich müssen Belege aus steuerlichen Gründen mindestens zehn Jahre leserlich aufbewahrt werden. Doch ganz so einfach ist die Zeit-Rechnung nicht. Die Belege müssen nämlich von Beginn des Jahres zehn Jahre archiviert werden, das dem Jahr folgt, in dem die Buchhaltungsunterlagen letztmals bearbeitet wurden. Haben Sie Ihren Jahresabschluss 1995 daher erst im Jahr 1997 erstellt, dürfen Rechnungen guten Gewissens erst 2007 vernichtet werden.

6. Ist ein Vorsteuerabzug für E-Mail-Rechnungen möglich?
Für Rechnungen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, gibt es zwar einen Vorsteuerabzug. Das setzt jedoch voraus, dass die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Im Klartext bedeutet das: Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der elektronischen Rechnungen muss durch ein spezielles Programm nachgewiesen werden. Gehen Rechnungen per E-Mail ein und fehlt es an einem Software-Programm, das die digitale Signatur prüft und sicherstellt, ist ein Vorsteuerabzug unzulässig.

Unser Tipp: E-Mail-Abrechnungen sollten erst bei Erhalt der Originalrechnung gezahlt werden. Die gleichen Regeln gelten bei Erhalt einer Rechnung über ein Computer-Fax oder einen Fax-Server.

7. Wann muss bei Dauerverträgen eine Rechnung erteilt werden?
Grundsätzlich stuft das Finanzamt Dauerverträge wie Miet-, Wartungs- oder Leasingverträge steuerlich als Rechnung ein, für die dem zahlenden Unternehmer ein Vorsteuerabzug zusteht. Voraussetzung ist, dass der Vertrag sämtliche Rechnungsangaben wie eine normale Rechnung enthält. Im Vertrag fehlende Angaben (zum Beispiel Steuernummer/USt-IdNr.) müssen in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hingewiesen werden muss.

8. Was passiert, wenn ich an Privatkunden keine Rechnung stelle?
Werden für einen privaten Auftraggeber Leistungen erbracht, aber keine Rechnung gestellt, kann das folgende Konsequenzen nach sich ziehen:

  • Nach dem "Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung" muss ein Unternehmer über umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung erteilen. Wird leichtfertig oder vorsätzlich keine Rechnung gestellt, können Geldbußen bis 5.000 Euro festgesetzt werden (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 24.11.2004).

Nach § 35a Abs. 2 Einkommensteuergesetz dürfen Privatleute für Handwerksleistungen an der eigenen Wohnung 20 Prozent der Handwerksrechnung, maximal 600 Euro auf ihre private Steuerschuld anrechnen lassen. Das funktioniert zwar nur gegen Vorlage einer Rechnung und eines Überweisungsbelegs. Dennoch versuchen viele Privatleute, ohne Rechnung in den Genuss dieser Steuervergünstigung zu kommen, indem sie nur das Unternehmen angeben, das die Leistungen durchgeführt hat. Hier drohen zum einen die erwähnten Bußgelder. Zum anderen könnte die Nichterteilung der Rechnung eine Umsatzsteuersonderprüfung nach sich ziehen.


 

Anwälte

Anwälte, die Sie zu folgenden Rechtsgebieten beraten können: Steuerrecht.

Anzeigen >Rechtsanwalt Dirk Streifler - Partner

Wirtschaftsrecht / Existenzgründung / Insolvenzrecht / Gesellschaftsrecht / Strafrecht

Rechtsanwalt Dirk Streifler betreut vor allem Mandanten im Bereich des Insolvenzrechts und Sanierung, des Wirtschaftsrechts und des Wirtschaftsstrafrechts. Aus seiner Erfahrung als Gründer u.a. von Internetdienstleistern ist eine lösungsorientierte..
EnglischDeutsch

Andere Veröffentlichungen

457 Artikel relevant zu diesem Artikel

457 Artikel zum Rechtsgebiet: Steuerrecht.

Anzeigen >Steuerrecht: Digitale Aufzeichnungen – Anwendungserlass zur Buchführung und Aufzeichnung mit elektronischen Kassen

12.08.2019
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurde mit § 146a der Abgabenordnung (AO) eine Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt. Das Bundesfinanzministerium hat nunmehr einen Anwendungserlass veröffentlicht, der § 146a AO näher präzisiert – BSP Rechtsanwälte – Anwalt für Steuerrecht Berlin

Bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 grundsätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer...

Anzeigen >Steuerrecht: Entfernungspauschale – Bundesfinanzhof klärt, wie die erste Tätigkeitsstätte zu bestimmen ist

11.09.2019
Durch die steuerliche Reisekostenreform gilt erstmals für den Veranlagungszeitraum 2014 der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte (zuvor regelmäßige Arbeitsstätte). In mehreren Entscheidungen hat der Bundesfinanzhof (BFH) nun für verschiedene Berufsgruppen herausgestellt, in welchen Fällen eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt – BSP Rechtsanwälte – Anwalt für Steuerrecht Berlin

************** 1. Hintergrund ************** Je nachdem, ob es sich beim Tätigkeitsort um eine erste Tätigkeitsstätte oder um eine Auswärtstätigkeit handelt, hat das u. a. folgende steuerliche Konsequenzen: *Erste Tätigkeitsstätte:* -   ...

Anzeigen >Steuerrecht: Abziehbare Aufwendungen – Häusliches Arbeitszimmer: Renovierung des Badezimmers nicht steuerlich abzugsfähig

30.09.2019
Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) gehören Kosten für den Umbau eines privat genutzten Badezimmers nicht zu den abziehbaren Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer – BSP Rechtsanwälte – Anwalt für Steuerrecht Berlin

Grundsätzlich sind die eigentlichen Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer (Miete, Energiekosten etc.) nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig. Ist das Arbeitszimmer jedoch der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und...

Anzeigen >Steuerrecht: Außergewöhnliche Belastungen – Aufwendungen für den Besuch eines Fitness- und Gesundheitsclubs nicht abzugsfähig

25.10.2019
Aufwendungen für den Besuch eines Fitness- und Gesundheitsclubs sind jedenfalls dann nicht als außergewöhnliche Belastungen zu berücksichtigen, wenn der Steuerpflichtige keine ärztliche Verordnung vorlegt. Pauschale ärztliche Bescheinigungen, nach denen z. B. Krankengymnastik und Muskeltraining angeraten werden, reichen nach einer Entscheidung des Finanzgerichts (FG) Köln nicht – BSP Rechtsanwälte – Anwalt für Steuerrecht Berlin

In dem zugrundeliegenden Fall hatte eine Steuerpflichtige in ihrer Einkommensteuererklärung den Jahresbeitrag für einen Fitness- und Gesundheitsclub sowie Fahrtkosten zum Club als außergewöhnliche Belastungen geltend gemacht. Doch weder das Finanzamt

Gesetze

Gesetze

4 Gesetze werden in diesem Text zitiert

Anzeigen >AO 1977 | § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen


(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen...

Anzeigen >AO 1977 | Abgabenordnung

AO

Erster Teil Einleitende Vorschriften Erster Abschnitt Anwendungsbereich § 1 Anwendungsbereich (1) Dieses Gesetz gilt für alle Steuern einschließlich der Steuervergütungen, die durch Bundesrecht...

Referenzen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1.
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.
die empfangenen Handelsbriefe,
3.
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4.
Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

1.
mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

1.
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.
die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3.
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4.
Buchungsbelege,
4a.
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
5.
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1.
mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

(3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.

(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Teilt der Steuerpflichtige der Finanzbehörde mit, dass sich seine Daten nach Absatz 1 bei einem Dritten befinden, so hat der Dritte

1.
der Finanzbehörde Einsicht in die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Daten zu gewähren oder
2.
diese Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auszuwerten oder
3.
ihr die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. In Fällen des Satzes 3 hat der mit der Außenprüfung betraute Amtsträger den in § 3 und § 4 Nummer 1 und 2 des Steuerberatungsgesetzes bezeichneten Personen sein Erscheinen in angemessener Frist anzukündigen. Sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Fall eines Wechsels des Datenverarbeitungssystems oder im Fall der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem in ein anderes Datenverarbeitungssystem ausreichend, wenn der Steuerpflichtige nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, diese Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorhält.