Steuerrecht: Digitale Aufzeichnungen – Anwendungserlass zur Buchführung und Aufzeichnung mit elektronischen Kassen

bei uns veröffentlicht am12.08.2019

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Rechtsanwalt Dirk Streifler - Partner

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Zusammenfassung des Autors

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurde mit § 146a der Abgabenordnung (AO) eine Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt. Das Bundesfinanzministerium hat nunmehr einen Anwendungserlass veröffentlicht, der § 146a AO näher präzisiert – BSP Rechtsanwälte – Anwalt für Steuerrecht Berlin

Bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 grundsätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

Bereits in 2017 erfolgte durch die Kassensicherungsverordnung eine Präzisierung: Hier wurde u. a. geregelt, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine TSE verfügen müssen. Das sind: elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen einschließlich Tablet basierter Kassensysteme oder Softwarelösungen (z. B. Barverkaufsmodule).

Beachten Sie: Nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 146a Abs. 1 AO gehören u. a.: Fahrscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme, Geldautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte.

Zeitliche Übergangsregelung

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, die die Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können, dürfen bis Ende 2022 weiter verwendet werden. Die Nachweise, dass diese Voraussetzungen vorliegen, sind für die eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z. B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Diese Ausnahme gilt nicht für PC-Kassensysteme!

Beachten Sie: Einige Kassenhersteller haben in den vergangenen zwei Jahren mit einer Garantieerklärung für ihre Kassen geworben, dass diese mit einer TSE ausgerüstet werden können. Diese Kassen müssen bis zum 31.12.2019 aufgerüstet werden!

Mitteilungspflicht

Eine Pflicht zur Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme besteht weiterhin nicht. Neu ist aber, dass Steuerpflichtige dem Finanzamt eine Mitteilung (nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck) machen müssen, wenn sie aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen (§ 146a Abs. 4 AO). Die meldepflichtigen Punkte werden in dem Anwendungserlass näher erläutert.

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. Hiervon gibt es folgende Ausnahmen:

Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt (vgl. oben), unterliegen im Übergangszeitraum keiner Mitteilungspflicht.

Die Mitteilung für elektronische Systeme, die unter § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung fallen und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, muss bis zum 31.1.2020 erfolgen.

Der Deutsche Steuerberaterverband hat kritisiert, dass bislang (Stand 7.3.2019) keine Kassen mit einer TSE erhältlich sind. Abhängig davon, wann dies erstmals möglich sein wird, kann das zu einer Verdichtung der Meldungen führen bzw. bleibt für die Meldungen wenig Zeit.

Belegerteilungspflicht

Ab dem 1.1.2020 muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden. Der Kunde entscheidet dann eigenständig darüber, was er mit dem Beleg macht. In dem Anwendungserlass wurden die Anforderungen an den Beleg und die Belegausgabe nun präzisiert.

Beachten Sie: Die Belegausgabepflicht hat jedoch nur derjenige zu befolgen, der Geschäftsvorfälle mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 AO erfasst.

Der Beleg kann nach der Kassensicherungsverordnung elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden, die allerdings keiner besonderen Form bedarf.

Merke: Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen. Die Sichtbarmachung eines Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) allein reicht nicht aus.

Quelle: BMF-Schreiben vom 17.6.2019, IV A 4 - S 0316-a/18/10001; DStV-Stellungnahme zum Entwurf des Anwendungserlasses vom 7.3.2019

Haben Sie Fragen zum Thema Steuerrecht? Nehmen Sie Kontakt zu Herrn Dirk Streifler auf und lassen Sie sich fachkundig beraten.

 

Gesetze

Gesetze

2 Gesetze werden in diesem Text zitiert

Abgabenordnung - AO 1977 | § 146a Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung


(1) Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und ander

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Referenzen

(1) Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten. Es ist verboten, innerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes solche elektronischen Aufzeichnungssysteme, Software für elektronische Aufzeichnungssysteme und zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen, die den in den Sätzen 1 bis 3 beschriebenen Anforderungen nicht entsprechen, zur Verwendung im Sinne der Sätze 1 bis 3 gewerbsmäßig zu bewerben oder gewerbsmäßig in den Verkehr zu bringen.

(2) Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht). Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.

(3) Das Bundesministerium der Finanzen wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundestages und des Bundesrates und im Einvernehmen mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie Folgendes zu bestimmen:

1.
die elektronischen Aufzeichnungssysteme, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, und
2.
die Anforderungen an
a)
das Sicherheitsmodul,
b)
das Speichermedium,
c)
die einheitliche digitale Schnittstelle,
d)
die elektronische Aufbewahrung der Aufzeichnungen,
e)
die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen zur Sicherstellung der Integrität und Authentizität sowie der Vollständigkeit der elektronischen Aufzeichnung,
f)
den Beleg und
g)
die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung.
Die Erfüllung der Anforderungen nach Satz 1 Nummer 2 Buchstabe a bis c ist durch eine Zertifizierung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik nachzuweisen, die fortlaufend aufrechtzuerhalten ist. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik kann mit der Festlegung von Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung im Sinne des Satzes 1 Nummer 2 Buchstabe a bis c beauftragt werden. Die Rechtsverordnung nach Satz 1 ist dem Bundestag zuzuleiten. Die Zuleitung erfolgt vor der Zuleitung an den Bundesrat. Der Bundestag kann der Rechtsverordnung durch Beschluss zustimmen oder sie durch Beschluss ablehnen. Der Beschluss des Bundestages wird dem Bundesministerium der Finanzen zugeleitet. Hat sich der Bundestag nach Ablauf von drei Sitzungswochen seit Eingang der Rechtsverordnung nicht mit ihr befasst, so gilt die Zustimmung nach Satz 1 als erteilt und die Rechtsverordnung wird dem Bundesrat zugeleitet.

(4) Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1 erfasst, hat dem nach den §§ 18 bis 20 zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck mitzuteilen:

1.
Name des Steuerpflichtigen,
2.
Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3.
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4.
Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5.
Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6.
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7.
Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
8.
Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Die Mitteilung nach Satz 1 ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.